Đặt trong bức tranh vĩ mô của quản trị doanh nghiệp hiện đại, phê duyệt không chỉ là một thao tác vận hành đơn thuần — mà còn là đòn bẩy điều phối ba trụ cột sống còn của tổ chức: rủi ro, nguồn vốn và tốc độ tăng trưởng.

Ở quy mô vận hành đa pháp nhân và đa quốc gia, mỗi đề nghị phê duyệt không còn chỉ là một “phiếu xác nhận” đơn thuần — mà là điểm giao thoa của nhiều trục quản trị trọng yếu:

• GRC – Governance, Risk & Compliance: Khung quản trị tổng thể bao gồm Governance (cách doanh nghiệp ra quyết định và kiểm soát quyền lực), Risk (nhận diện và giảm thiểu rủi ro tài chính, vận hành, pháp lý) và Compliance (tuân thủ quy định, quy trình và luật pháp).

• SoD – Segregation of Duties (Phân tách nhiệm vụ): Nguyên tắc đảm bảo không một cá nhân nào nắm toàn quyền trong một chuỗi quy trình. Ví dụ: người tạo đơn mua hàng không thể đồng thời là người phê duyệt và xử lý thanh toán.

• Ngân sách và Dự toán: Cơ chế đảm bảo mọi khoản chi tiêu, hợp đồng và đề nghị mua sắm đều nằm trong giới hạn của kế hoạch tài chính đã được phê duyệt.

• ESG – Environmental, Social & Governance: Bộ tiêu chuẩn quốc tế về phát triển bền vững, bao gồm Environmental (trách nhiệm môi trường), Social (trách nhiệm xã hội) và Governance (quản trị minh bạch) — ngày càng được áp dụng nghiêm ngặt trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt ở lĩnh vực tái chế và năng lượng.

• Tuân thủ thuế quan và chuẩn mực kiểm toán: Các yếu tố đảm bảo hoạt động minh bạch, truy xuất được và có thể kiểm chứng — cho phép xác thực mọi quyết định tài chính.

Vì vậy, cơ chế phê duyệt hiện đại không thể chỉ là một chuỗi thao tác tuyến tính — mà phải vận hành như một “hệ điều hành quyền hạn động”: một lớp quản trị có khả năng tự thích ứng theo ngưỡng rủi ro, giá trị giao dịch và bối cảnh vận hành. Cơ chế này thiết lập các “guardrails” — những lan can kiểm soát thông minh nhằm ngăn người dùng thao tác sai quy trình hoặc vượt quyền phê duyệt, đồng thời tự động điều phối luồng duyệt phù hợp với từng tình huống phát sinh.

Quan trọng hơn, hệ thống này còn giúp giảm “latency quản trị” (management latency) – tức độ trễ ra quyết định trong chuỗi phê duyệt. Mỗi giờ, mỗi ngày chậm trễ trong việc duyệt đơn hàng, hợp đồng hay yêu cầu mua sắm đều tạo ra “cost of delay” – chi phí cơ hội bị mất: nguyên liệu đến trễ, dây chuyền dừng, khách hàng chờ hàng, dòng tiền bị khóa lại.

Về bản chất tài chính, độ trễ này tác động trực tiếp đến “working capital” – vốn lưu động của doanh nghiệp, tức lượng tiền mặt sẵn sàng để vận hành hàng ngày. Một hệ thống phê duyệt chậm không chỉ ảnh hưởng năng suất, mà còn làm giảm tốc độ luân chuyển vốn, kéo dài vòng quay tiền mặt và gián tiếp bào mòn biên lợi nhuận. Do đó, một Approval Matrix hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát rủi ro, mà còn giải phóng tốc độ ra quyết định, biến dữ liệu phê duyệt thành công cụ tối ưu vốn và năng lực vận hành trong toàn chuỗi cung ứng.

Odoo tiêu chuẩn dừng lại ở luồng tuyến tính và vài cấp duyệt cố định, khó phản chiếu được cấu trúc quyền lực thực tế vốn thay đổi theo giá trị giao dịch, danh mục hàng hóa, nguồn vốn, đơn vị chịu trách nhiệm, tình trạng pháp lý hay ràng buộc ESG.

• Cho phép cấu hình ma trận cấp duyệt dựa trên trạng thái của phiếu đề nghị. Và đặt điều kiện lọc tài liệu cần duyệt theo trường thông tin bất kỳ.

• Không giới hạn cấp duyệt.

• Cho phép tùy chỉnh nội dung thông báo cấp duyệt qua email.

• Tùy chọn thông báo cho người đề nghị khi trạng thái của phiếu được thay đổi.

• Đa tùy chọn người duyệt đề nghị thông qua user cụ thể, quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận hoặc user có thẩm quyền.

• Ẩn hoặc hiện các nút có sẵn trên phiếu gốc để chặn luồng chạy tự động của Odoo gốc.

• Cho phép tùy chọn hiển thị thông tin tài liệu gốc trên phiếu đề nghị để người kiểm duyệt có thể review nhanh mà không cần vào tài liệu gốc

• Người duyệt có thể xác nhận trực tiếp trên phiếu đề nghị hoặc truy cập vào tài liệu gốc để duyệt ngay trên form

• Lưu lại lịch sử thay đổi, phê duyệt trên tài liệu gốc và trên phiếu đề nghị phê duyệt

Kết quả là một cơ chế orchestrate quyền hạn trên toàn hệ sinh thái giao dịch - nơi tốc độ ra quyết định tăng, rủi ro được định lượng và bị khóa chặt bằng luật hệ thống, còn dữ liệu phê duyệt trở thành chất liệu chiến lược cho lãnh đạo tối ưu vốn, biên lợi nhuận và tăng trưởng bền vững.