3. Cho phép tùy chỉnh nội dung thông báo cấp duyệt qua email – tăng tốc quyết định ngay từ hộp thư

Trong Odoo tiêu chuẩn, người phê duyệt thường phải đăng nhập để xem chi tiết trước khi ra quyết định.

Trobz đã cải tiến trải nghiệm này bằng việc hiển thị toàn bộ thông tin quan trọng của phiếu đề nghị sản xuất hoặc mua hàng ngay trong email:

• Tổng giá trị, nhà cung cấp, đơn vị đề nghị (ví dụ: Nhà máy Bình Dương – Ca 2)

• Loại nguyên liệu (HDPE tái sinh, PET Flake, phụ gia)

• Mức ngân sách còn lại của bộ phận hoặc ca sản xuất

• Liên kết đến tài liệu gốc trong Odoo

Tất cả được trình bày ngắn gọn, chuyên nghiệp, đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu email của doanh nghiệp, từ logo, ngôn ngữ cho đến tone giao tiếp phù hợp từng cấp quản lý

Người duyệt chỉ cần một cú nhấp chuột để xem - hiểu - ra quyết định, thay vì mất thời gian tìm dữ liệu trong hệ thống. Với các tổ chức quy mô hàng trăm nhân sự, 10 phút tiết kiệm cho mỗi phiếu duyệt có thể chuyển hóa thành hàng giờ hiệu suất thực tế mỗi ngày - một bước tiến nhỏ về trải nghiệm, nhưng là bước nhảy lớn về năng suất quản trị.

4. Tùy chọn thông báo cho người đề nghị khi trạng thái của phiếu được thay đổi

Trong các nhà máy tái chế, người đề nghị (thường là quản đốc ca, kỹ sư sản xuất hoặc nhân viên kho) cần biết chính xác khi nào đề nghị mua vật tư, linh kiện hoặc bảo trì thiết bị được duyệt để kịp triển khai. Một hạn chế cố hữu của hầu hết hệ thống ERP tiêu chuẩn là người tạo phiếu không biết hồ sơ của mình đang ở giai đoạn nào.

Approval Matrix tự động thông báo khi trạng thái thay đổi từ Pending sang Approved hoặc Returned, kèm nội dung lý do.

Điều này xóa bỏ hoàn toàn kiểu liên lạc thủ công như: “Anh ơi, duyệt giúp em đơn mua motor máy nghiền nhé”, giúp quy trình vận hành tự động, minh bạch và có lưu vết, đáp ứng tiêu chuẩn kiểm toán nội bộ của tập đoàn.

5. Đa tùy chọn người duyệt đề nghị

Đặc thù của nhà máy tái chế là ca kíp thay đổi liên tục – có người nghỉ phép, có người làm đêm. Một hệ thống ERP hiện đại phải biết thích nghi với những thay đổi đó mà không làm gián đoạn quy trình vận hành.

Approval Matrix cho phép xây dựng cơ chế duyệt động (dynamic approval) dựa trên nhiều tầng logic:

• Người duyệt cụ thể (User)

• Quản lý ca hoặc quản lý trực tiếp theo cơ cấu HR

• Trưởng bộ phận kỹ thuật, vận hành hoặc tài chính

• Ủy quyền tạm thời khi người duyệt vắng mặt

Nhờ đó, quy trình duyệt không bị gián đoạn bởi biến động nhân sự, đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục 24/7 vẫn được kiểm soát thống nhất.

6. Kiểm soát luồng hành động – Khi nút “Confirm” cũng phải được phê duyệt

Trong sản xuất nhựa tái sinh, việc xác nhận sai thời điểm có thể khiến nhà máy đặt hàng sai nguyên liệu hoặc vượt định mức ngân sách ca.

• Một khác biệt tinh tế nhưng mang tính quyết định: Approval Matrix cho phép ẩn hoặc khóa các nút hành động gốc của Odoo cho đến khi quy trình đạt đủ cấp duyệt cần thiết.

• Điều này giúp ngăn người dùng xác nhận sai thời điểm, vượt quyền thao tác hoặc bỏ qua trình tự phê duyệt - những rủi ro thường gặp trong vận hành doanh nghiệp quy mô lớn.

Nhờ vậy, luồng nghiệp vụ được bảo vệ không chỉ bằng quy định nội bộ, mà bằng chính logic của hệ thống, đảm bảo tính tuân thủ, minh bạch và kiểm soát ở cấp độ hạ tầng vận hành.

• Lưu lại lịch sử thay đổi, phê duyệt trên tài liệu gốc và trên phiếu đề nghị phê duyệt

• Mọi hành động, nhận xét hay thay đổi trạng thái đều được ghi nhận đồng thời trên cả phiếu đề nghị và tài liệu gốc.

• Khi cần truy xuất hoặc kiểm toán, chỉ với một thao tác lọc duy nhất, doanh nghiệp có thể xem toàn bộ chuỗi phê duyệt - bao gồm người duyệt, thời điểm và lý do.

Đây là cấp độ truy vết chuẩn kiểm toán (audit-grade traceability), một tiêu chuẩn không thể thiếu đối với các doanh nghiệp tuân thủ ISO, ESG, ISO 9001, ISO 14001 hoặc các khung quản trị quốc tế.

Approval Matrix không chỉ là công cụ vận hành, mà là một nền tảng điều hành doanh nghiệp bằng dữ liệu và kỷ luật hệ thống khi cho DOANH NGHIỆP nhìn thấy:

• Ai là mắt xích tạo ra độ trễ lớn nhất trong chuỗi duyệt.

• Quy trình nào gây ra nhiều tắc nghẽn nhất.

• Bao nhiêu phần trăm đề nghị bị trả về vì sai luồng hoặc sai cấp duyệt.

Từ đó, CEO và CFO có thể đo được “nhiệt độ vận hành” của tổ chức - không dựa trên cảm tính, mà bằng dữ liệu thực tế.

Tác động – Khi phê duyệt trở thành nền tảng quản trị, không chỉ là thao tác kỹ thuật

Phân hệ Approval Matrix của Trobz tái định nghĩa cách doanh nghiệp nhìn nhận về phê duyệt - không còn là một thao tác thủ công, mà là một cấu trúc quản trị thông minh, vận hành xuyên suốt ba cấp độ:

Ở cấp vận hành:

• Quản đốc và kỹ thuật viên có thể dễ dàng theo dõi trạng thái của các đề nghị vật tư hoặc bảo trì, giúp tránh nhầm lẫn giữa các ca làm việc.

• Người dùng có thể chủ động nắm bắt tiến độ phê duyệt, hạn chế tình trạng chờ đợi hoặc nhầm lẫn.

• Các phòng ban liên quan có thể kiểm tra tức thời tiến độ xử lý hồ sơ, đảm bảo phối hợp nhịp nhàng và minh bạch.
  

Ở cấp quản lý: 

• Có toàn quyền kiểm soát hạn mức, cấp phê duyệt và quyền hạn của từng vai trò.

• Giảm thiểu rủi ro duyệt nhầm, duyệt sai người hoặc bỏ sót cấp trung gian.

Ở cấp điều hành:

• Dữ liệu phê duyệt trở thành dữ liệu quản trị – phản ánh văn hóa kiểm soát và tốc độ ra quyết định của doanh nghiệp.

• Mọi phê duyệt đều có dấu vết, minh bạch và có thể truy xuất tức thì.

Approval Matrix vì thế không chỉ là một tính năng trong ERP, mà là một nền tảng quản trị giúp tổ chức vận hành minh bạch, nhanh nhạy và có kỷ luật.

Tầm nhìn: Chuẩn hóa phê duyệt cho doanh nghiệp tái chế quy mô lớn

Từ nhu cầu của tập đoàn tiên phong trong tái chế nhựa, Trobz đã mở ra một hướng tiếp cận mới cho Odoo: ERP không còn bị giới hạn bởi “cấu trúc cứng” mà trở thành một nền tảng có thể thích ứng với cơ chế quản trị phức tạp, đa pháp nhân, đa nhà máy, đa ca sản xuất.

Approval Matrix vì thế không chỉ là công cụ phê duyệt – mà là cấu trúc vận hành phản chiếu quyền lực, văn hóa và tính kỷ luật đặc trưng của ngành tái chế nhựa hiện đại.