UMA - bán lẻ nội thất

Thay thế hệ thống POS cứng nhắc bằng Odoo cho cửa hàng, bán hàng online và chuỗi cung ứng

Ngành: Bán lẻ nội thất và đồ trang trí
Quy mô công ty: 350+ nhân sự
Người dùng: 150+
Go-live: Tháng 7/2012
Nỗ lực triển khai: 1.500+ ngày công trong 5 năm
Phân hệ: Sales, Inventory, Accounting, Purchase, Human Resources

Về khách hàng

UMA (nay là BAYA) là nhà bán lẻ nội thất và đồ trang trí tại Việt Nam, do Ulli, My Lan và August thành lập năm 2006; tên UMA ghép từ chữ cái đầu trong tên của ba người. Công ty kinh doanh nội thất phòng khách, phòng ăn và phòng ngủ, từ sofa, bàn ăn đến tủ quần áo, cùng các phụ kiện trang trí như đèn, thảm và tranh treo tường. UMA phát triển nhanh và các hệ thống vận hành cửa hàng cũng phải theo kịp tốc độ đó. Tháng 6/2019, sau hơn một thập kỷ mở rộng chuỗi bán lẻ, với Odoo hỗ trợ quá trình tăng trưởng từ năm 2012, UMA đổi tên thương hiệu thành BAYA (baya.vn), đánh dấu chặng phát triển mới về thiết kế sản phẩm và bán lẻ tại Việt Nam.

Thách thức

Hệ thống POS không theo kịp tốc độ tăng trưởng

UMA đưa vào sử dụng một hệ thống bán hàng tại quầy ngay sau khi thành lập. Khi công ty lớn mạnh, hệ thống bộc lộ hạn chế: không thể tùy chỉnh hay mở rộng, khiến việc bán hàng online, quản lý sản phẩm, khuyến mãi và chương trình khách hàng thân thiết trở nên khó khăn.

Không nắm được những thay đổi trên hệ thống

Mỗi khi có sự cố, nhà cung cấp phần mềm sửa lỗi và cập nhật theo yêu cầu, nhưng UMA không thể theo dõi hay kiểm soát những gì đã thay đổi. Không có lịch sử chỉnh sửa, đội ngũ không thể truy vết các điều chỉnh hay rút kinh nghiệm từ sự cố cũ để tránh lặp lại.

Mất quyền kiểm soát nền tảng cốt lõi

Theo thời gian, hệ thống ngày càng hỗn loạn. Vận hành thiếu nhất quán, và UMA không còn kiểm soát được nền tảng mà cả hoạt động kinh doanh dựa vào.

Vì sao Odoo & Trobz

Qua lời giới thiệu của một người bạn Pháp, Ulli, đồng sáng lập UMA, đã gặp Trobz và hai bên sớm bắt đầu hợp tác. Dự án Odoo được chia thành bốn giai đoạn, bắt đầu từ những khâu hệ thống cũ chưa đáp ứng được: quản lý sản phẩm, bán hàng online và bán hàng tại quầy.

Những gì chúng tôi đã triển khai

Giai đoạn 1: quản lý sản phẩm, tích hợp bán hàng online và thay thế hệ thống POS đã lỗi thời
Giai đoạn 2: tích hợp với website thương mại điện tử và cải thiện chuỗi cung ứng, gồm mua hàng, hóa đơn và thanh toán
Giai đoạn 3: quản lý nhân sự gồm nhân viên, hợp đồng, theo dõi giờ làm và tích hợp chấm công vân tay
Giai đoạn 4: làm mới website thương mại điện tử trên Magento, tích hợp đầy đủ với Odoo
Chương trình khuyến mãi và khách hàng thân thiết được phát triển riêng
Thuật toán bổ sung hàng để tối ưu chuỗi cung ứng
Tùy chỉnh sâu và tinh chỉnh các module gốc của Odoo

Kết quả

Odoo đi vào vận hành từ tháng 7/2012, thay thế hệ thống bán hàng tại quầy cũ.
Năm 2012, UMA vận hành 10 cửa hàng trên toàn quốc và một cửa hàng online, với 130 người dùng, 6.000 SKU và tới 100.000 sản phẩm bán ra mỗi tháng.
Qua năm năm và hơn 1.500 ngày công, nền tảng được mở rộng sang thương mại điện tử, mua hàng, hóa đơn, thanh toán và nhân sự, và số người dùng vượt mốc 150.