KinderWorld - giáo dục K-12

Quản lý trường học trên Odoo cho hệ thống trường quốc tế tại Việt Nam

Ngành: Giáo dục
Quy mô công ty: 1.300+ nhân sự
Người dùng: 1.000+
Go-live: Tháng 1/2014
Nỗ lực triển khai: 1.000+ man-days
Phân hệ: School Management, Human Resource, Purchase, CRM, Accounting, Bus Mobile App

Về khách hàng

Tập đoàn KinderWorld International có nguồn gốc từ Singapore năm 1986 và cung cấp chương trình giáo dục tại Việt Nam từ mầm non đến trung học. Năm 2000, tập đoàn mở các trường mầm non KinderWorld International Kindergarten (KIK) tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh; năm 2004 mở các trường tiểu học Singapore International School (SIS) tại hai thành phố này, đồng thời vận hành Singapore Vietnam International School (SVIS). Năm 2020, tập đoàn có 4.000 học sinh tại 15 trung tâm giáo dục.

Thách thức

Dữ liệu phân tán, chưa có phần mềm phù hợp

KinderWorld quản lý học sinh, giáo viên và vận hành nhà trường bằng Excel, email và nhiều công cụ nội bộ riêng lẻ, dẫn đến dữ liệu phân tán, xử lý thủ công, thường xuyên sai sót và phối hợp kém giữa bộ phận học vụ, nhân sự và vận hành. Các phần mềm quản lý trường học quốc tế được thử nghiệm thiếu linh hoạt và khó tích hợp với hệ thống nội bộ, còn các nền tảng trong nước chưa đủ sức đáp ứng một mạng lưới quy mô như vậy.

Khó điều phối xe đưa đón và giảng dạy

Mỗi ngày có hàng nghìn học sinh sử dụng xe đưa đón, nhưng việc xếp lịch thường thiếu chính xác. Nhân viên không có công cụ theo dõi theo thời gian thực, phụ huynh không nắm được tình trạng xe, việc phân công giáo viên kém hiệu quả và theo dõi tiến độ học tập bị chậm.

Nhân sự và tài chính còn xử lý thủ công

Chấm công, nghỉ phép và tính lương làm thủ công, phê duyệt làm thêm giờ chưa được tự động hóa, còn báo cáo tài chính chậm, làm giảm tính minh bạch và khả năng kiểm soát chi phí.

Chưa có nền tảng chung giữa phụ huynh và nhà trường

Phụ huynh không có ứng dụng di động để theo dõi lịch học, điểm số hay xe đưa đón của con, giáo viên thiếu công cụ liên lạc hiệu quả, và việc đóng học phí còn bất tiện với phụ huynh.

Vì sao Odoo & Trobz

KinderWorld cần một hệ thống quản lý trường học thống nhất cho vận hành, học tập và liên lạc giữa nhà trường, phụ huynh và học sinh. Trobz xây dựng hệ thống trên Odoo qua bốn giai đoạn: quản lý trường học cho xe đưa đón và giảng dạy, tiếp theo là nhân sự, rồi CRM và mua hàng, cuối cùng là mở rộng quản lý trường học cùng ứng dụng di động cho phụ huynh và ứng dụng cho xe đưa đón.

Những gì chúng tôi đã triển khai

Toàn bộ vòng đời học sinh, từ nhập học đến tốt nghiệp hoặc nghỉ học
Trường, lớp, chương trình học, học sinh và phụ huynh
Điểm danh, kỳ thi và kết quả kiểm tra
Đăng ký dịch vụ như xe đưa đón, ăn trưa, hoạt động ngoại khóa và bảo hiểm
Quản lý nhân sự, CRM và mua hàng
Tích hợp với phần mềm kế toán Fast để quản lý thanh toán
Ứng dụng di động cho phụ huynh và ứng dụng cho xe đưa đón

Kết quả

Hệ thống go-live vào tháng 1/2014.
Hệ thống được mở rộng qua bốn giai đoạn, từ quản lý trường học đến nhân sự, CRM và mua hàng, rồi ứng dụng di động cho phụ huynh và xe đưa đón.
Hơn 1.000 người sử dụng hệ thống, trên mạng lưới có 4.000 học sinh và 15 trung tâm giáo dục vào năm 2020.